وارد کردن اطلاعات موجود در ویتایگر فارسی

وارد کردن اطلاعات موجود در ویتایگر فارسی

وارد کردن داده های موجود

اگر داده هایی با فرمت csv . یا vcf . داشته باشید، می توانید براحتی هزاران رکورد را بدون وقفه وارد CRM کنید. ویتایگر سی آر ام از وارد کردن داده ها به ماژول های مختلف از جمله سرنخ ها، مخاطبین، سازمان ها، فرصت ها و غیره، پشتیبانی می کند.

فرم بازنگری

۱.فیلدهای اجباری

از آدرس فایل هایتان اطمینان حاصل کنید که همه فیلدهای اجباری باشند. به عنوان مثال فیلد های “نام خانوادگی” و  “سازمان” در ماژول سرنخ ها، فیلد اجباری به شمار می آیند. عملیات ورود اطلاعات تا زمانی که در فایل csv . شما هیچ مقداری به فیلدهای اجباری داده نشود، پیشرفت نخواهد کرد.تصور کنید یک فیلد اجباری خالی رها شود، بنظر شما چطور می توان آنها را تنظیم کرد؟

۲.سایز فایل

اطمینان حاصل کنید که حجم فایل وارد شده از ۵MB بیشتر نباشد.

آغاز به کار

در این متن آموزشی با گذر از مراحل متفاوتی نحوه وارد کردن رکوردها را آموزش خواهید دید. تمامی مراحل ساده و بی دردسر است.

چند قدم ساده برای ایجاد وارد کردن داده در ویتایگر سی آر ام:

۱.روی قسمت(ماژول) کلیک کنید.(مثال:سرنخ ها، مخاطبین و غیره)

۲.روی عملیات ورود اطلاعات کلیک کنید.

مرحله اول: انتخاب فایل

در اولین مرحله برای وارد کردن اطلاعات، به جستجو و آپلود فایل های ورودی خود را از کامپیوترتان نیاز خواهید داشت.

مرحله دوم : مشخص کردن نوع داده

در دومین مرحله برای ورود اطلاعات، به مشخص کردن خواص فایل ورودی نیاز دارید. جزئیات هر خاصیت به شرح زیر است.

نوع فایل:  ویتایگر سی آر ام از دو نوع فایل با نامهای .csv و .vcf پشتیبانی می کند. می توانید از منوی کشویی مقدار مورد نظر از “نوع فایل” را انتخاب کنید. نوع فایل فرمت فایلی که در مرحله اول انتخاب کردید را نمایش می دهد.

رمزگذاری کاراکتر:

مطمئن شوید که کاراکتر درست برای فایل های ورودی رمزگذاری شده خود انتخاب کرده اید. در آن فایل های وارداتی خود را تا به کد گذاری شده را انتخاب کنید. بدون توجه به محتویات فایل نیاز به انتخاب رمزگذاری درست از فایل خواهید داشت.

جداساز: در ویتایگر سی آر ام از (،) و (;)  به عنوان جداساز فیلد، پشتیبانی می شود. فیلدهای موجود در فایل csv. تنها زمانی که با جداساز از هم جدا شده باشند، قابل تشخیص هستند.  بیشتر مواقع در فایل csv. فیلدها با (،) از هم جدا می شوند. بیشتر بدانید

سر صفحه: در هنگام ورود اطلاعات سر صفحه فایل csv. با فیلدهای CRM مقایسه می شوند. داشتن سر صفحه موجب راحتی شما در ایجاد نقشه فیلدهاست. اگر فایلتان سر صفحه داشت، در کادر انتخاب “سرصفحه” را فعال کنید.اولین سطر از فایل csv. به عنوان سر صفحه در نظر گرفته می شود. در صورتی که فایلتان فاقد سرصفحه است، مطمئن شوید که کادر انتخابتان غیر فعال باشد. بیشتر بدانید

مرحله سوم : راهبری رکورد تکراری

این مرحله اختیاری است و تنها زمانی که کادر انتخاب در مرحله سوم را فعال کرده باشید، وارد می شود.این ویژگی کمک می کند تا براحتی رکوردهای تکرار شده را ردیابی کنید. می توانید روی رکوردهای تکراری عملیات مختلفی از جمله “صرفنظر کردن”،”جاینویسی” و “ادغام” را پیکربندی کنید. برای ردیابی تکراری بودن فیلد، با حرکت دادن فیلدهای مورد نظرتان از لیست “فیلدهای قابل دسترسی” به “مطابقت فیلدهای همسان” و استفاده از فلش های راست و چپ، کار مطابقت فیلدها و یافتن تکراری ها را انجام می دهید.

مراحل زیر عملکردهای مختلف در رابطه با رکوردهای تکراری را نشان می دهد.

صرفنظر کردن: بعد از انجام عمل وارد کردن، رکوردهای تکرار شده بر اساس شاخص های فیلدها شناسایی می شوند. اگر میان CRM و فایل csv. ،رکوردهای مشترکی وجود داشته باشد، برای پرهیز از ایجاد اطلاعات زائد، رکوردهای تکراری در فایل csv. به داخل CRM وارد نمی شوند.

 

جاینویسی: بعد از انجام عمل وارد کردن، رکوردهای تکرار شده بر اساس شاخص های فیلدها شناسایی می شوند. اگر میان CRM و فایل csv. ،رکوردهای مشترکی وجود داشته باشد، برای پرهیز از ایجاد اطلاعات زائد، رکوردها در فایل csv. به داخل CRM وارد شده و با رکوردهای CRM جایگزین می شوند.

 

ادغام: بعد از انجام عمل وارد کردن، رکوردهای تکرار شده بر اساس شاخص های فیلدها شناسایی می شوند. “ادغام” به “صرفنظر کردن” و “جاینویسی” علاقه مند نیست به همین دلیل ابتدا رکوردهای تکراری را بررسی کرده و سپس اطلاعات مفید را از فایل csv. شما گرفته و آن را در CRM تان بروزرسانی می کند. بیشتر بدانید

مرحله ۴: نقشه فیلدهای CRM

در آخرین مرحله از ورود اطلاعات، به نقشه ورود سر صفحه/ستون فیلدها در CRM نیاز خواهید داشت. اگر سر صفحه فایل csv فیلدها بصورت اتوماتیک با برچسب فیلد CRM همخوانی داشته باشد، طراحی فیلد بصورت اتوماتیک انجام خواهد شد.

می توانید برای طراحی فیلدهایی که در این مورد انتخاب خواهند شد را در شرایطی که مقدار اختصاصی هیچ فیلدی خالی نباشد، مقادیر پیش فرض انتخاب کنید.

علاوه بر آن طرح هایی که قبلا مورد استفاده قرار گرفته اند را می توان ذخیره و مجددا استفاده کرد.  طرح های ذخیره شده برای تمام کاربران قابل دستیابی هستند. این طرح ها قابل ذخیره سازی و حذفند، برای حذف کافیست روی علامت سطل زباله کلیک کنید.

بعد از طراحی موفقیت آمیز فیلدها، دکمه “ورود اطلاعات” را کلیک کنید.

نتایج ورود اطلاعات

بعد از اتمام کار ورود اطلاعات در CRM، اطلاعات به شکل زیر نمایش داده می شوند.

ورود اطلاعات بیشتر

امکان شروع ورودهای جدید اطلاعات را برایتان فراهم می کند.

 

آخرین رکورد های وارد شده

با کمک پشتیبانی در صفحه بندی، آخرین رکوردهای ورودی را نمایش می دهد.

 

لغو آخرین ورود

تمام رکوردهای که در طی آخرین عملیات ورود، وارد شده اند را حذف می کند. رکوردهای اصلی که به ماژول های دیگر مرتبط هستند، حذف نخواهند شد.

وارد کردن موجودی

مراحل زیر به ورود موجودی اشاره می کند.

۱.نام آیتم در فایل csv باید معادل با نامی باشد که در لیست محصول/سرویس نمایش داده می شود.

۲.نام آیتم مشخص شده بصورت پیش فرض ابتدا در لیست محصولات جستجو کرده و سپس در لیست سرویس جستجوی خود را انجام می دهد. برای اینکه کارتان را راحت تر انجام دهید، بهتر است همراه با محصول/سرویس نام آیتم را وارد کنید.

• Product::::Product_Name
• Service::::Service_Name

۳.فیلدهای مربوط به مقدار و قیمت محصولات باید بطور کامل مشخص شوند و باید نقشه داشته باشند. اگر بطور کامل آنرا تعریف نکنید، عملیات ورود با شکست مواجه خواهد شد.

۴.مقادیر مالیاتی باید با فرمت درصد مشخص شوند.(همانطور که در مقدار کلی محاسبه می شود)

۵.تخفیف را می توان در مورد فردی خاص یا در گروهی از آیتم ها اعمال کرد، نوع تخفیفی که ترجیح می دهید تا اضافه شود را تعیین کنید.

۶.نوع مالیات باید درست طراحی و اعمال شود و در فایل csv نوع مالیات باید مشخص شود که آیا گروهی و یا فردی است در غیر اینصورت آن را از نوع مالیات به طور پیش فرض در نظر می گیرد.

۷.در صورتی که رکوردهایی با ۲ آیتم متفاوت شامل عنوانی یکسان باشند، به عنوان یک رکورد در نظر گرفته می شوند.

۸. مشخص کردن آیتم ها  از جمله  تعداد کل، قبل از کسر مالیات ، دریافتی، تعادل و جمع کل در فایل CSV در نظر گرفته نخواهد شد، از آنجائیکه این فیلدها به تعداد کل وابسته است، تخفیف و مالیات های اضافه شده به فیلدهایی مانند کمیت، قیمت فروش، تخفیف و مالیات، به آن اضافه شده است.

 

اعلانات(وارد کردن برنامه کار)

اگر بیش از ۱۰۰۰ رکورد در فایل خود داشته باشید، ورود اطلاعاتتان برنامه ریزی خواهد شد تا در هر ۱۵ دقیقه این کار انجام شود.

اگر سرور خروجی و ایمیل تان بدرستی تنظیم شده باشد، پیغام هشداری بعد از انجام موفقیت آمیز ورود اطلاعات برایتان ارسال خواهد شد.

 

خطای از بین رفتن داده ها

این خطا زمانی که ورود اطلاعات بدلایل متفاوت از جمله شکست حین عملیات و لغو عملیات توسط کاربر دچار وقفه شود، بوجود می آید.این پیغام خطا نشان می دهد که جدول ورودی هنوز رکوردهایی دارد که باید وارد سیستم شوند، اما تمام اطلاعاتی که به ورود اطلاعات وابسته اند(مانند ایجاد نقشه،مقادیر پیش فرض، ادغام معیارها) از بین رفته اند. در نتیجه این رکوردها را دیگر نمیتوان وارد کرد و کاربر نیاز خواهد داشت که این داده ها را قبل از اقدام به هر ورود دیگری، پاک کند.

 

خطای قفل در ورود اطلاعات

اگر ورود از یک ماژول شروع شده باشد و در همان ماژول توسط کاربر دیگری ورود انجام شود، این خطا نمایش داده می شود. خلاصه اطلاعات ماژول، کاربری که ورود اطلاعات را انجام داده و زمانی که قفل اتفاق افتاده بصورت پیغام خطا نمایش داده می شود.

خطای وقفه در ورود

اگر مدیر از یک ماژول عملیات ورود را انجام بدهد و کاربری با دسترسی پایین تر شروع به ورود همان ماژول کند، با خطای قفل ورود مواجه می شود. اگر کاربر با دسترسی پایین تر شروع به ورود یک ماژول کند و در همان زمان مدیر روی همان عملیات ورود را شروع کند، مدیر قادر خواهد بود موقعیت ورود جاری را مشاهده و حتی آن را لغو کند. در نتیجه خطای وقفه در ورود فقط برای کاربران غیر مدیر نمایش داده می شود.

توجه داشته باشید:

-اگر شروع به ورود ماژولی در CRM  کردید، دیگر نخواهید توانست رکوردی را درآن ماژول یا ماژول دیگری در CRM وارد کنید.

-اگر ورود انتخابی در یک ماژول مشخص انجام داده اید نه شما و نه کاربر دیگری قادر به ورود رکورد در آن ماژول نخواهد بود.کاربران دیگر می توانند رکوردها را به ماژول های دیگر وارد کنند.